Accueil / Comment rédiger un cahier des charges fonctionnel pour une agence web ?

Vous souhaitez lancer votre propre site internet ? Vous avez plein d’idées, mais vous avez du mal à les organiser ? Vous vous demandez comment rédiger un cahier des charges fonctionnel pour une agence web ?

En effet, cet outil :

• Vous permettra de structurer vos pensées et d’aborder toutes les questions utiles ;
• Servira à l’agence web mandatée, afin qu’elle cerne parfaitement votre projet.

Découvrez plus précisément les fonctionnalités de ce document et surtout, suivez notre trame pour rédiger un cahier des charges performant.

1. Définition et fonctions du cahier des charges fonctionnel

Un cahier des charges web est un document qui définit précisément tous les points à respecter lors de l’élaboration d’un projet. En effet, il établit à la fois les besoins à satisfaire, les modalités d’exécution, le cadre, les contraintes à honorer, ainsi que les fonctionnalités à mettre en place.

Ses rôles principaux sont :

• D’organiser la relation avec d’éventuels prestataires : grâce à ce document détaillé, l’agence web chargée de la création de votre site internet cernera vos attentes et pourra y répondre avec exactitude. Cela évitera tous malentendus dans votre relation professionnelle.
• D’unifier les idées en interne : son écriture a pour but de s’assurer que tous les membres du projet sont d’accord sur le fond et sur la forme du site internet. Elle permet également de définir les fonctions de chacun.

La rédaction d’un cahier des charges fonctionnel est donc une première étape essentielle vers la réussite et la croissance d’un site web. Par ailleurs, si vous travaillez sur la refonte d’un site existant, ce dossier est tout aussi indispensable.

2. Utilisation du cahier des charges fonctionnel pour une agence web

a. Cahier des charges fonctionnel : un outil indispensable pour choisir votre prestataire

Pour choisir l’agence web qui développera votre site internet, présentez-lui un cahier des charges complet. Grâce à lui, elle cernera parfaitement votre projet et vous proposera une prestation sur mesure, au meilleur prix.

N’hésitez pas à demander plusieurs devis.

b. L’agence web chargée de la réalisation de votre projet internet

Pourquoi le cahier des charges va vous aider dans votre relation avec l’agence de communication digitale choisie ?

• Car il structurera sa mission. Ainsi, elle pourra répondre efficacement à vos besoins et à vos attentes. Le but est qu’elle crée un site internet accessible et compétitif qui correspondra à votre cible.
• Grâce au cahier des charges, l’agent web aura dressé un devis précis, qu’il respectera. Vous êtes alors à l’abri des « frais surprises ».

Ce sont en tout cas les engagements auxquels répond notre agence web professionnelle à Toulouse. Nous vous invitons à consulter notre page « création de sites internet » pour obtenir plus de renseignements.

3. Rédiger un cahier des charges fonctionnel pour une agence web

Pour produire un cahier des charges fonctionnel, vous devez fournir le plus de renseignements possibles. Ces informations doivent être structurées, afin qu’elles soient compréhensibles par tous.

Nous avons créé une trame de base, facile à suivre. Elle vous aidera à établir un document performant :

• Présentation complète
• Choix du type de site internet
• Identification de sa cible
• Informations générales
• Votre charte graphique
• L’arborescence du site
• Le contenu du site
• Les fonctionnalités
• L’optimisation du contenu web
• Le découpage des tâches
• Les contraintes à respecter
• La visibilité

a. Présentation complète

• Présentez votre activité : depuis quand votre entreprise a-t-elle été créée ? Quels sont les services proposés ou les produits vendus ? Où sont situés vos bureaux ?
• Informations : nom de domaine, adresse mail, numéro de téléphone, identité du gestionnaire en charge du projet, introduction de l’équipe et de la fonction de chacun au sein de la société.
• Expliquez quel impact aura la réalisation de ce projet internet dans votre entreprise, et quels sont vos objectifs.
• S’il s’agit de la refonte d’un site : mentionnez, si possible, les informations suivantes : vos anciennes statistiques, les pages à retravailler et celles à supprimer, l’état du trafic, les problèmes que vous avez identifiés, vos nouveaux besoins…

L’objectif est que l’agence comprenne qui vous-êtes, dans quel contexte votre société évolue et ce qui motive la création ou la refonte de votre site internet.

b. Choix du type de site internet

Un cahier des charges doit préciser quel type de site internet est adapté à votre activité. Il peut s’agir :

• D’un site e-commerce : c’est un site marchand, une boutique en ligne, sur lequel les internautes peuvent acheter un article ou un service ;
• D’un site vitrine : il se contente de présenter une entreprise ou des produits, sans qu’on puisse les acquérir sur la toile. L’objectif est de gagner en notoriété afin d’obtenir des clients via internet ;
• D’une landing page : pour promouvoir un produit ou un service en particulier ;
• D’un site événementiel : afin de faire connaître un événement auprès d’un public plus large.

L’agence web avec qui vous travaillerez vous aidera à créer un site adapté à vos besoins et à vous développer sur internet.

c. Identifier sa cible

Définir sa cible, c’est identifier quels sont vos clients et les regrouper en groupe homogène. Pourquoi est-il capital de le faire ?

• Pour créer un site internet qui leur convient et qui répondra à leurs besoins ;
• Afin de convertir le plus d’internautes possible en clients.

Pour définir votre cible, déterminez :

• Ce qu’elle recherche dans vos produits et services, ce qu’elle attend de votre site web et dans quel cadre elle le consulte ;
• De qui elle se compose (profils, âges… ) ;
• Et ses habitudes (cycles d’achats, horaires de recherches…).

d. Informations générales à transmettre à l’agence web dans votre cahier des charges fonctionnel

→ La langue
Les internautes naviguent majoritairement sur des pages dans leur langue maternelle. En fonction de la nationalité de votre clientèle, déterminez si votre site doit être traduit. La transcription totale d’un site par un tiers aura un certain coût, veillez à ne pas dépasser votre budget.

→ Le responsive
Si vos clients ne consultent pas uniquement votre site via un ordinateur, mais qu’ils utilisent également leur smartphone ou tablette, il devra être adapté à tous ces supports. Cela dit, aujourd’hui, presque toutes les agences digitales respectent cette contrainte. Apportez tout de même cette précision dans le cahier des charges afin d’éviter toute incompréhension.
NB : par ailleurs, si les habitudes de votre cible l’imposent, il est possible de créer un site principalement adapté aux portables.

→ Le volume de trafic
Pour certains sites, notamment les boutiques en ligne, vous pouvez définir le volume de visites que vous visez dans le cahier des charges fonctionnel. Cela aura un impact sur le choix de l’infrastructure technique du site web et sur d’éventuelles actions de webmarketing à mettre en oeuvre. Après son lancement, nous vous conseillons de surveiller ses statistiques de fréquentation. Pour cela, demandez l’intégration de Google Analytics : vous aurez accès aux pourcentages de visites obtenus, aux articles qui ont généré le plus de clics, vous connaîtrez votre taux de conversion, etc. Ces éléments sont capitaux pour cibler vos actions et continuer à vous développer.

→ L’hébergement et/ou le nom de domaine et/ou les adresses mails
Précisez si vous avez déjà ces éléments ou si ils sont à créer par l’agence.

e. L’agence web doit connaître votre charte graphique

La charte graphique est un document qui comprend l’intégralité des codes graphiques de votre marque. C’est son identité visuelle.

Elle comporte par exemple :

• Les couleurs,
• La typographie et les polices à utiliser,
• Le logo et les contraintes d’utilisation,
• Les éléments iconographiques (types de photo, pictogrammes).

Grâce à cette charte graphique, l’agence web pourra créer un site internet qui :

• a une cohérence et une continuité visuelle avec vos autres supports de communication ;
• véhicule l’image que vous avez choisie pour votre marque.

Si vous disposez d’une charte graphique, ajoutez-là en annexe.

Si vous démarrez votre activité, vous n’aurez sans doute pas encore de charte graphique, ni même de logo. Dans ce cas :

• Vous pouvez demander à votre agence de communication web de définir un univers graphique et éventuellement un logo. Attention, certaines agences pourront y répondre, d’autres non ;
• Si vous ne souhaitez pas créer de charte graphique, n’hésitez pas à sélectionner des exemples de sites qui vous plaisent et d’autres que vous n’aimez pas. Cela pourra aider l’agent internet à se faire une idée de vos goûts en matière de visuels.

Dans tous les cas, le prestataire web vous conseillera et vous proposera des créations originales.

f. L’arborescence du site internet à créer

L’arborescence correspond à l’architecture d’un site : elle structure son contenu et organise ses pages. La configuration doit être intuitive et permettre à l’internaute de naviguer naturellement sur votre site internet, sans s’y perdre. Il est important qu’il trouve rapidement le produit ou l’information qu’il cherche, grâce à un programme déroulant par exemple.

Pensez à détailler les menus que vous souhaitez faire apparaître. Vous pouvez utiliser un logiciel de mind mapping pour dessiner cette arborescence. GlooMaps est un très bon outil en ligne : il est simple d’utilisation et gratuit.

Comme pour la charte, mentionnez ces informations si vous les avez. Sinon, indiquez dans le cahier des charges que vous souhaitez être accompagné.

g. Le contenu de votre futur site internet 

L’agence web en charge de votre projet doit savoir quel type de contenu sera intégré au site : images, vidéos, PDF, textes, design… et en quelle quantité.
Si vous avez déjà une idée de l’arborescence, il vous sera plus facile de préciser quels sont les contenus pour chaque page. Sinon, indiquez simplement les contenus qui vous semblent importants de faire figurer.

Par exemple :

• Historique de l’entreprise ;
• Équipes et organigramme ;
• Listing des produits ou des services ;
• Informations clés pour chaque service ;
• Implantation ;
• Coordonnées ;
• etc…

Précisez dans votre cahier des charges fonctionnel, si vous livrez l’ensemble des contenus ou si tout ou partie est à réaliser par l’agence web (rédaction des textes, achat de photos en banque d’images ou réalisation d’un reportage photos, création de vidéos, etc).

Précisez également si vous souhaitez être autonome dans les mises à jour des contenus, ou si vous souhaitez établir un contrat de webmastering, pour les modifications à venir.

h. Les fonctionnalités souhaitées

Dans cette partie du cahier des charges, listez les fonctionnalités à intégrer dans votre site web. Contrairement aux contenus (médias, textes, images), ces fonctionnalités nécessitent un traitement technique.

Exemples :

• Un espace client sécurisé avec gestion de comptes ;
• Une fenêtre pop up pour s’inscrire à une newsletter permettant d’alimenter une base de données de contacts ;
• Le téléchargement de documents ;
• Un moteur de recherche interne ;
  etc.

Pour chaque option, vous pouvez apporter des détails sur l’usage attendu si vous le souhaitez.

i. L’optimisation du contenu web

Nous attirons votre attention sur le fait que, dans certains cas, il peut être intéressant d’optimiser le contenu du site. Cela se fait par l’application de techniques “SEO” (Search Engine Optimization), ce qui signifie “l’optimisation pour les moteurs de recherche”. Concrètement, cela permet d’augmenter le positionnement d’un site dans les résultats de recherches Google, afin d’augmenter son trafic et de gagner des prospects.

Cette étape a un coût et ne doit être réalisée que si elle présente un intérêt économique. Si c’est le cas, précisez si vous vous chargerez de la création du contenu et de son optimisation (taille et poids des images, mots clés, etc…).

j. Le découpage des tâches

Il peut être utile, pour comparer les offres, de proposer aux agences web consultées de vous fournir un devis comprenant une grille. Cela vous permettra de comparer le temps prévu pour chaque poste et les coûts correspondants.

On dissocie généralement :

• La conception (analyse des besoins, arborescence, maquette fonctionnelle, etc) ;
• Le design ;
• Le développement technique ;
• La création du contenu ;
• L’optimisation SEO ;
• La maintenance et les mises à jour.

k. Les contraintes que l’agence web devra respecter

Un cahier des charges fonctionnel doit mentionner les contraintes à respecter en matière :

• de délai : si vous avez une date de lancement, précisez-là afin que vos prestataires livrent le service en temps voulu. Cela évitera les mauvaises surprises et les retards ;
• de dépenses : faites vos comptes afin de définir quel budget vous consacrerez à ce projet ;
• d’organisation : vous pouvez par exemple définir un interlocuteur unique ;
• d’obligation : mentionnez qu’après la réalisation du site, l’agence web est tenue de vous livrer les accès nécessaires à sa gestion ;
• de droits : mettez-vous d’accord sur les droits de propriété intellectuelle issus de la création du site, afin de définir si le prestataire en conservera la propriété ou s’il vous appartiendra.

l. Anticipez la visibilité

Au-delà de la création du site, vous pouvez intégrer au cahier des charges les actions de visibilité que vous souhaiteriez mettre en place et pour lesquelles vous voudriez être accompagné.

Par exemple :

• Apparaître sur Google maps ;
• Créer des annonces sponsorisées dans les résultats Google (Google Ads) ;
• Faire de la publicité sur les réseaux sociaux ;
• Créer une page sur les réseaux sociaux ;
• Envoyer des newsletters.

Certaines agences internet pourront répondre à vos demandes, d’autres limitent leurs services à la création de sites internet.

4. FAQ relative à la rédaction d’un cahier des charges fonctionnel pour une agence web

a. Qui doit rédiger le cahier des charges pour une agence web ?

C’est au client, à l’origine du projet, qui doit spécifier ses besoins en élaborant ce document. Il est également possible de demander l’aide d’un prestataire tiers ou directement à l’agence web partenaire, de vous aider à rédiger ce cahier des charges.

b. Qu’est ce qu’un nom de domaine ?

Il s’agit d’une partie de l’adresse de votre site internet, grâce à laquelle vos contacts pourront vous trouver. Une adresse web se compose de la manière suivante :
« www » + votre nom de domaine + « .fr » ou « .com ».

Choisissez soigneusement un nom de domaine correspondant à votre entreprise, à votre marque ou à votre activité et veillez à ce qu’elle soit disponible.

Précisez dans le cahier des charges si vous avez déjà réservé un nom de domaine.

c. A quoi sert “l’hébergement d’un site” ?

Une fois que votre site internet est créé, il doit être enregistré sur un serveur (l’hébergeur) qui le rendra disponible pour les internautes. Cet accès sera permanent et sécurisé.

d. Comment aider le prestataire en matière de référencement ?

Si vous créez un site internet, votre entreprise n’a certainement aucun secret pour vous. Ainsi, fournissez à votre agence web une liste de mots clés autour du champ sémantique de votre activité sur lesquels ranker. Ce sont des mots qui définissent votre domaine d’intervention ou sont régulièrement recherchés par votre cible. Il peut aussi s’agir de mots de vocabulaire très spécifiques à votre service.

e. Un cahier des charges fonctionnel doit être rendu sous quelle forme ?

Le cahier des charges doit être bien structuré et facilement compréhensible. Vous devez aussi pouvoir y intégrer tous les éléments souhaités (images, tableaux, schémas explicatifs, logos, captures d’écran…). Un document Word peut très bien répondre à tous ces besoins.

f. Une agence web est-elle le seul type de prestataire pour réaliser mon site internet ?

Ce n’est pas la seule option. Vous pouvez également faire appel à un ou plusieurs freelances, en général moins chers. Cependant, cela requiert de gérer ces différentes personnes, ce qui peut être compliqué dans le cas de sites complexes.

Apprenez en plus sur les types de prestataires web.

g. Dois-je inclure la création d’une newsletter dans mon cahier des charges ?

Il est intéressant de proposer aux visiteurs de votre site de s’abonner à une newsletter : c’est une brève hebdomadaire envoyée par mail. Elle parle de l’actualité de votre domaine ou de votre activité. Le mail contient systématiquement un lien vers votre site web.

Le but de cet outil est de fidéliser les internautes, et d’augmenter votre taux de conversion.

h. Dois-je intégrer mon budget dans le cahier des charges ?

Ce n’est pas obligatoire, mais définir un budget permet de donner un cadre aux agences afin de vous faire une proposition adaptée. Si vous avez déjà défini une enveloppe budgétaire, nous vous recommandons de l’indiquer.

Si vous n’avez aucune idée du coût de votre projet, consultez différents prestataires pour comparer les offres. Vous aurez ensuite besoin d’affiner les propositions.

i. Comment choisir la bonne agence web pour créer mon site internet ?

Il est primordial de choisir une agence compétente, qui saura mener votre plan à bien, en toute transparence.

Pour cela, sélectionnez une agence qui :

• a de l’expérience et qui a déjà réalisé de nombreux projets ;
• aidera votre entreprise à être visible et performante sur internet ;
• prendra soin de vos dépenses, en cherchant les solutions les plus opportunes et efficaces ;
• sera disponible et à l’écoute.

Pour un premier contact ou une demande de devis, n’hésitez pas à contacter KWALT.

j. Quel est le délai moyen de réception d’un devis après avoir envoyé un cahier des charges à une agence web ?

Une agence web mettra en moyenne entre 3 à 15 jours avant de vous fournir un devis sur la base d’un cahier des charges fonctionnel.